Estava lendo um blog que gosto bastante chamado professoresdesucesso.com.br e me deparei com algumas dicas de organização pessoal não somente pra nós, professores mas também para todas as carreiras. Vou copia-las abaixo e espero que você aproveite.

Dicas de organização pessoal para você melhorar a sua produtividade

Na correria do dia a dia, podemos até não perceber, mas a falta de organização pessoal impacta demais a nossa produtividade e a qualidade do nosso serviço, influenciando progressivamente os resultados profissionais.

Distrações, protelação das demandas, acúmulo de atividades, junto à desorganização pessoal, é bastante prejudicial não apenas para a empresa, mas também para você, podendo gerar graves consequências.

Pensando nisso, listamos dicas muito práticas para você aprimorar sua organização pessoal, gerenciar melhor suas tarefas, cumprir seus prazos, bater suas metas e, de quebra, impulsionar a qualidade do seu trabalho. Quer conferir? Então vamos lá!

Perceba o que te atrapalha

A primeira regra quando falamos de organização pessoal é identificar todos os fatores que te desorganizam, como atrasos para chegar ao trabalho ou depender de pessoas que não cumprem seus prazos. Sabendo quais são os desafios, você consegue traçar um plano de ação para combatê-los. Por exemplo, se seu problema é se atrasar, comece a acordar mais cedo em sua rotina.

Tenha uma agenda

Em meio a tantos recursos tecnológicos, muitas pessoas tratam a agenda como algo obsoleto. Fique sabendo que ela ainda é muito usada e é também muito efetiva — especialmente se você não conseguiu trocar o papel e caneta pelo touch do celular e gosta de ter suas tarefas à mão. Anote suas atividades nas datas corretas para que você tenha um controle maior e possa evitar gargalos.

Mantenha sua mesa organizada

Não é preciso separar tudo pela cor ou etiquetar todos os documentos, mas o mínimo de organização é imprescindível. Uma mesa bagunçada afeta muito a sua produtividade. Por exemplo, naquele momento que você perde tempo procurando um papel perdido quando poderia finalizar aquele relatório importante.

Há pesquisas que comprovam que uma pessoa pode gastar até 40 minutos por dia procurando informações em uma mesa desorganizada. Isso é tempo demais perdido!

Determine as prioridades

Saber classificar é essencial para um fluxo de trabalho organizado e, consequentemente, para o aumento de sua produtividade. Pegue todas as suas demandas e identifique quais devem ser solucionadas imediatamente (urgentes), quais podem ser feitas amanhã (importantes) e até mesmo aquelas que são para a semana que vem (circunstanciais).

Fazendo isso, você conseguirá se planejar e focar em eliminar as tarefas urgentes e importantes e reduzir as circunstanciais. Lembre-se que hobbies não são prioridades. Quando estiver na empresa, trabalho em primeiro lugar.

Não use papeizinhos de rascunho

Sabe aquela mania que temos de procurar por aquele pedacinho de papel, já todo rabiscado, inclusive, para escrever um telefone? Evite fazer isso ao máximo. Quando tiver que anotar recados ou listar suas tarefas, utilize um caderno, um bloco de notas ou post-its, que podem ser fixados na tela do seu computador. Assim, não há riscos da mensagem se perder.

Adote um espaço home office

Para quem tem a oportunidade de trabalhar em regime home office, ter um espaço definido em casa, como se fosse seu escritório particular, é extremamente necessário. Quando trabalhamos em casa, temos a tendência de nos dispersar mais, impactando a nossa produtividade em cheio.

Por isso, separe um cantinho da sua casa, organize uma mesa e tenha alguns itens para não misturar seus objetos domésticos com os profissionais, como gaveteiros ou caixas organizadoras. Dessa forma, você conseguirá entrar no clima da empresa facilmente, fazendo com que seu trabalho renda.

Abuse da tecnologia

Hoje em dia, há aplicativos para tudo, concorda? Quando o assunto é organização pessoal, isso não é diferente. Se você é da geração que não consegue desapegar dos recursos tecnológicos, esses aplicativos te auxiliarão a não perder uma demanda de vista. Veja alguns deles:

Evernote

Essa ferramenta é muito mais do que um bloco de notas, ela te ajuda a organizar basicamente tudo: rascunhos, tarefas, gravação de áudios e cartões de visitas. Se você trabalha com um volume grande de informações e precisa de uma maneira eficiente para organizá-las, esse aplicativo é o ideal.

Things

Esse aplicativo é perfeito para quem tem muitas demandas ao longo do dia e não consegue guardá-las todas na cabeça ou no papel. A ferramenta gerencia todas as suas tarefas, te notificando sempre que um horário for pertinente para executar cada uma delas. Entre seus principais recursos, estão o suporte às tags e sincronização na nuvem.

Smartr Contacts

Quem tem uma rotina de trabalho na qual precisa lidar com vários contatos, como vendedores e fornecedores, e se perde no meio de tanta gente, o Smartr Contacts é a solução.

O aplicativo integra todos os seus contatos espalhados por várias plataformas em um lugar só. Você conseguirá acessar facilmente as informações das pessoas, como dados pessoais, ligações, redes sociais e até e-mails.

Tenha um calendário

Quem preza pela organização pessoal sabe que cuidado nunca é demais, não é mesmo? Assim, mesmo que você já adote uma agenda e não largue seu celular, sempre conferindo as tarefas, é interessante que você tenha um calendário à mesa para deixar os compromissos mais importantes sempre visíveis.

Afinal, você não vai querer passar pela situação chata de perder a reunião de planejamento porque seu celular descarregou e não enviou notificação, certo?

Não confie nos e-mails

Para alguns, o e-mail pode até funcionar como forma de organização pessoal. No entanto, é preciso lembrar que o propósito dessa ferramenta é a comunicação, não a organização, especialmente quando somos acostumados a ter uma caixa sempre lotada.

A maioria dos sistemas de mensagens eletrônicas oferece sistemas de organização pessoal, como calendário virtual. Nesses casos, priorize esses recursos em lugar da sua caixa de mensagens.

Foque em uma tarefa de cada vez

Para muitas pessoas, pode até ser fácil trabalhar com várias demandas ao mesmo tempo. Contudo, esse não é o ideal, principalmente se você não tiver um perfil multitarefa. Por isso, execute uma atividade por vez, focando bastante nela e aferindo a qualidade necessária. É como dizem por aí: “uma impressora multifuncional pode até fazer várias coisas, mas dificilmente ela fará todas elas com a mesma qualidade”.

Faça intervalos e converse com seus colegas

Ninguém consegue trabalhar 100% do tempo focado, isso é fato. E não pense que com você será diferente porque aprendeu a se organizar. É fundamental que paremos de vez em quando para espairecer, esticar as pernas e bater um papo com o colega. Muitas vezes, o caminho para tomar aquele cafezinho vai te dar uma ideia para resolver aquele problema. Apesar de ser importante parar uma hora ou outra, é imprescindível que seja feito com bom senso para não atrapalhar seu trabalho. Cuidado com os intervalos no caso de home office. Não vale parar para tomar um café e assistir a um filme inteiro!